معلومات عامة

يحتاج المواطنون الألمان والأجانب في الخارج في بعض الأحيان إلى المصادقة على التوقيع، أو تصديق الوثائق والمستندات الأصلية أو نسخ عنها، أو معاملات التوثيق، أو تصديق الشهادات الأجنبية. وقد لا تتمكن الدوائر الرسمية أو كاتب العدل في البلد الأجنبي غالبًا من المساعدة، خصوصًا في ما يتعلق بعقود الزواج، أو تقديم تعهد/إقرار بحضانة الأطفال، أو أمور الوصاية، أو الميراث، أو عقود شراء الأراضي، والتي قد يحتاجها المرء لاستخدامها في ألمانيا. حينها تكون السفارات والقنصليات الألمانية هي المرجع المناسب.

لمزيد من المعلومات، الرجاء زيارة موقع الخارجية الألمانية.

الأسس القانونية

يُخوِّل القانون الألماني الموظفين القنصليين في الخارج تقديم هذه الخدمات للمواطن الألماني (حسب المادة §2 من القانون القنصلي). ويتم الاعتراف بالوثائق المصدقة في السفارات أوالقنصليات الألمانية عند تقديمها لكاتب العدل في ألمانيا (حسب المادة 10 الفقرة 2 من القانون القنصلي). فيما تستند الرسوم إلى قانون الرسوم الاتحادي (Bundesgebührengesetz bzw. Besondere Gebührenverordnung AA - AABGebV).

التصديقات

لأغراض المصادقة على التوقيع، يجب التوقيع مباشرة أمام الموظف القنصلي المسؤول، أو الإجابة عن سؤاله في حالة التوقيع مُسبقًا على  المستند. وفي كلتا الحالتين، يجب حضور صاحب التوقيع شخصيًا إلى السفارة.

أما بالنسبة لتصديق النسخ ومطابقتها مع الأصل، فيجب إرفاق المستند الأصلي أيضًا، على أن يكون مُصدقًا من الجهات المعنية، وغير ذلك يكون مخالفًا للشروط.

تصديق المستندات والوثائق الرسمية الأجنبية

يمكن تصديق الشهادات والوثائق الأجنبية لغايات استخدامها والاعتراف بها قانونيًا في ألمانيا. تقوم الدوائر الألمانية – التي سيتم تقديم الوثائق لها – بتحديد ما إذا كانت هناك حاجة إلى تصديق هذه الوثائق أو الاكتفاء بالمستند كما هو بدون تصديق.

تقدّم السفارات والقنصليات الألمانية خدمة التصديقات بموجب المادة §13  من القانون القنصلي، والتي تنص على أن "الموظف القنصلي المسؤول مخوّل بتصديق الوثائق الرسمية الصادرة ضمن نطاق خدمته. ويؤكد التصديق صحة المستند، والتوقيع، والآلية التي تم من خلالها التوقيع، وصحة الختم الظاهر على المستند. وبهذا يحمل المستند الصبغة القانونية".

وعلى غِرار قنصليات الدول الأجنبية في ألمانيا، تعتمد البعثات الدبلوماسية الألمانية على تصديق الدوائر الحكومية الرسمية في البلد المُضيف، ليصبح من السهل معاملة الشهادات أو الوثائق الصادرة من البلد المُضيف كمثيلاتها الصادرة من ألمانيا.

يقوم الموظف القنصلي المسؤول بالتأكد من صحة المستندات، ومضمون الوثائق والشهادات الرسمية المحلية، حفاظًا على مصداقية الجهات التي صدرت عنها هذه المستندات. لذا، قد لا يقوم الموظف القنصلي برفض تصديق الوثائق أو المستندات في حالة التزوير فحسب، بل أيضًا إذا خالف المضمون ما هو متعارف عليه.

التوثيق

يقوم الموظف القنصلي بعملية التوثيق فقط عندما تستدعي الحاجة إلى ذلك، بمعنى توفر دواعي قانونية ألمانية تستلزم الأمر. ويعد هذا الإجراء مماثلاً لعمل كاتب العدل في ألمانيا. وهي خدمة إضافية، قد لا تكون ضرورية في بعض الأحيان. وخلافًا لكاتب العدل في ألمانيا الذي لا يمكنه رفض معاملة توثيق دون تواجد سبب كافٍ، يمكن للموظف القنصلي تقدير ما إذا كان التوثيق المطلوب ممكنًا من عدمه.

تجدر الإشارة إلى أن موظفي البعثات الدبلوماسية الألمانية غير متواجدين في كل أنحاء العالم، لغايات تقديم خدمات التوثيق المطلوبة. لذا يتوجب على من يرغب بإجراء معاملة توثيق معينة في الخارج، التنسيق مع الموظف القنصلي الألماني، وبيان إمكانية تقديم المساعدة، عند الشروع بحجز الموعد.

أما فيما يخص السندات العقارية والشركات، فمن المستحسن إرسال نسخة عن المستند الأوّلي الذي تمت صياغته باستشارة كاتب العدل في ألمانيا، لتتم دراسته من قبل الموظف القنصلي المسؤول بشكل مسبق.